Das Fusionsunternehmen Levvel hat drei IT-Umgebungen in eine einzige umgewandelt, wobei der Schwerpunkt auf einer angenehmen Arbeitsumgebung für die 2.000 Mitarbeiter (im Gesundheitswesen) lag

Nach dem Zusammenschluss von drei Pflegeorganisationen ist Levvel zu einer Organisation mit 2.000 Mitarbeitern an rund 100 Standorten gewachsen, darunter einige größere Büros und regionale Standorte. An diesen Standorten und in seinen Gruppen und Familienhäusern hilft Levvel Kindern, Jugendlichen und (Pflege-)Familien in schwierigen Situationen, wieder auf die Beine zu kommen. Seit Mitte 2020 ist Levvel aus einer Fusion hervorgegangen, die Herausforderungen im IT-Bereich mit sich brachte. Von mehreren IT-Umgebungen musste Levvel zu einer zukunftssicheren IT-Umgebung mit einem angenehmen digitalen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter übergehen. Ein komplexes Ganzes, zu dem Previder und Partner Liquit einen schönen Beitrag leisten konnten. Wir sprachen über diesen Prozess mit Klaas Veerman, Vorstandsmitglied mit Verantwortung für ICT und Informationsmanagement bei Levvel, und André Stokkingreef, Account Manager bei Previder Zorg.

Die Komplexität einer Fusion

„Levvel ist aus einem Zusammenschluss von drei Organisationen entstanden“, erklärt Veerman. "Wir helfen jungen Menschen und Familien, die vorübergehend Betreuung oder Hilfe benötigen, und bieten Unterstützung bei der Erziehung und jugendgerechte psychische Betreuung an, sowohl an unseren eigenen Standorten als auch in Schulen und in häuslichen Situationen. Wir tun dies in Amsterdam und den umliegenden Regionen. Einige Einrichtungen werden auch landesweit genutzt. Zum Beispiel unsere Programme für Ess- oder Angststörungen. Was uns einzigartig macht, ist die Tatsache, dass wir eine Fusion von Jugend- und Erziehungshilfe und Jugendpsychiatrie sind. In der Praxis treffen diese beiden Welten oft aufeinander, und es erleichtert den Wechsel zwischen den Betreuungspersonen in einer Familie. Auf diese Weise arbeiten wir in einer einzigen Akte. Das ist gut für die Familien und die jungen Menschen. Aber hinter diesem Fusionswunsch steht eine enorme IT-Komplexität, die für viele nicht sichtbar ist. Wir hatten drei verschiedene IKT-Umgebungen und -Verfahren. Wenn es notwendig war, zwischen ihnen zu kommunizieren, wurden zu diesem Zweck Lösungen entwickelt, die schwer zu verwalten waren. Das setzte die Organisation unter Druck. Es war also klar, dass wir etwas bauen mussten, das wieder einfach zu verwalten ist, modernen Anforderungen entspricht und unseren Benutzern mehr Funktionen bietet. Ein Levvel: eine IT-Umgebung", sagt Veerman. Stokkingreef erklärt ein wenig mehr darüber, wie die Situation aussah. "Wir sahen, dass eine Organisation in Bezug auf die IT bereits etwas fortschrittlicher war und beispielsweise mit Office 365 und Teams in der Microsoft Cloud arbeitete. Die andere Organisation arbeitete noch mit ihrer eigenen Hardware vor Ort. Die dritte Organisation wiederum hatte eine Mischung aus beidem. Das funktionierte natürlich nicht. Kalender konnten nicht geteilt werden, Ordner konnten nicht gemeinsam bearbeitet werden, Mitarbeiter hatten teilweise drei E-Mail-Adressen, um auf die richtigen Daten und Systeme zuzugreifen, Daten lagen an mehreren Orten und Mitarbeiter mussten ständig zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen wechseln, bei denen sie sich jedes Mal an- und abmelden mussten."

Suche nach dem IT-Partner, der sich an ein solch komplexes Projekt herantraut

Es war klar, dass nach der Fusion und den daraus resultierenden Übergangslösungen noch einiges zu tun war. „Wir hatten bereits gut beschrieben, was wir in einem funktionalen Design wollten“, sagt Veerman. "Zusammen mit einem Berater haben wir uns angeschaut, welche IT-Dienstleister dies leisten könnten, denn davon gibt es nicht viele. Wir haben die Frage an diese Parteien weitergeleitet und die Antworten geprüft. Stimmt der Vorschlag mit dem überein, was wir beschrieben haben? Wir fanden es auch wichtig, dass der IT-Anbieter die Standards erfüllt, uns das Vertrauen gibt, dass er es schaffen kann und einen guten Preis hat. Von den drei Parteien, mit denen wir ein intensives Auswahlverfahren durchliefen, hat Previder schließlich den Zuschlag erhalten. Stokkingreef fügt hinzu: "Drei verschiedene IT-Landschaften zu einer neuen Landschaft zusammenzuführen, ist eine echte Herausforderung. Viele Parteien finden das schwierig. Wir haben es gewagt, aber ich bin ganz ehrlich, das war ein intensiver Prozess. Es hat einiges an Blut, Schweiß und Tränen gekostet, um dorthin zu gelangen, wo wir jetzt sind." Eine zusätzliche Herausforderung bestand darin, dass der Startpunkt des Weges mitten in der Corona-Ära lag. Veerman: "Damals arbeiteten alle zu Hause, was bei einer solchen Entwicklung sehr pikant ist. Wir hatten einige schwierige Gespräche über die Zusammenarbeit, aber wir kamen in den richtigen Modus und das Projekt kam gut voran. Es gab Herausforderungen, aber gemeinsam haben wir Lösungen gefunden. Die Zusammenarbeit ist bei dieser Art von Projekten einfach wichtig. Deshalb haben wir beschlossen, uns öfter als Projektteam von Levvel und Previder zusammenzusetzen. Manchmal war das sogar täglich.

Neuer digitaler Arbeitsplatz in einer stabilen Cloud-Umgebung

"Für unsere Mitarbeiter war es wichtig, die Komplexität zu beseitigen. Ein schöner, zukunftssicherer digitaler Arbeitsplatz in einer Umgebung, in der alle wieder auf angenehme Weise zusammenarbeiten können", sagt Veerman. Dafür war einiges zu tun. Stokkingreef erklärt: "Wir haben uns für Microsoft Azure als Cloud entschieden, um die Umgebung darauf aufzubauen. Wir haben jetzt zwei Arten von Arbeitsplätzen darauf: einen virtuellen Desktop und einen Laptop-Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter arbeiten nun effizient zusammen, ohne sich ständig ein- und ausloggen zu müssen. Für beide Arbeitsplätze arbeiten wir mit Liquit zusammen, um die Anwendungen auszurollen und sie über Single Sign-On verfügbar zu machen. Liquit eignet sich sehr gut für große Organisationen, weil man viel Kontrolle über die Einführung von Anwendungen hat, eventuell in Phasen. Auch Patches und Updates werden kontrolliert ausgerollt, und es werden Pakete im Setup-Store entwickelt, die wir standardmäßig verwenden können. Liquit hält mit der Entwicklung Schritt und entlastet uns." Ein neuer, moderner Standard, der gut abgesichert und verwaltbar ist, war für Veerman eine wichtige Anforderung: "Wir haben jetzt eine Verwaltungsumgebung und einen Verwaltungsclub, mit einem First-Line-Support bei Previder für unsere Mitarbeiter. Wenn Previder etwas entdeckt, das an unsere eigene zweite oder dritte Linie weitergegeben werden muss, tun sie es. Um diese Zusammenarbeit zu optimieren, setzen wir uns vierzehntägig zusammen. Wir schauen uns dann an, wo wir uns verbessern müssen, welche Tickets übrig bleiben und ob wir zum Beispiel aufstocken müssen.

Der Erfolgsfaktor: Unterstützung und Wissen der Mitarbeiter

Es wurde nicht nur eine komplette Cloud-Umgebung mit digitalem Arbeitsplatz eingerichtet, sondern es wurden auch 2200 Geräte an die Mitarbeiter in einer „Ausgabestraße“ ausgegeben. Veerman sagt: "Das war wirklich einer der Erfolge und erforderte eine Menge Vorbereitung. Wir haben etwa 80 Migrationen an einem Tag geplant. Zwischen 8 und 14 Uhr mussten die Kollegen sechs Wochen lang die Ausgabestraße durchlaufen. Bis alle da waren. Es war eine gut geölte Maschine. Alte Geräte wurden abgegeben, neue Geräte wurden ausgegeben, und es gab eine Erklärung des neuen Arbeitsplatzes und der Geräte für Leute, die das E-Learning nicht gesehen oder nicht ausreichend verstanden hatten. In dieser Straße gab es auch eine Zusammenarbeit mit der Telefongesellschaft. Schließlich mussten die neuen Telefone mit einer Multifaktor-Authentifizierung ausgestattet sein, um den Laptop zu entsperren." Stokkingreef: "Es war eine logistische Operation, aber diese Ausgabe und die Aufmerksamkeit, die wir den Mitarbeitern schenkten, trugen wirklich zum Erfolg bei. Die Einführung war unglaublich wichtig, vom E-Learning bis zu den Erklärungen in der Ausgabespalte. Schließlich ist das Wichtigste, dass der Benutzer mit dem neuen Arbeitsplatz zufrieden ist und effektiv damit arbeiten kann. Die Reaktionen der Mitarbeiter seien daher letztlich überwiegend positiv gewesen, sagt Veerman. "Bei grundlegenden Änderungen klappt nicht alles auf einmal, das ist unvermeidlich. Es gab einige Kollegen, die eine Zeit lang nicht arbeiten konnten und das nicht gut fanden. Aber die überwiegende Mehrheit der Reaktionen auf die Umstellung war positiv. Probleme, auf die wir gestoßen sind, konnten wir lösen. Alles in allem also ein erfolgreiches Projekt!"