Arbeiten, wo Sie wollen: Die Cloud macht's möglich

Franca van der Veer, Betriebsleiterin bei Mijande Wonen, erklärt, wie das Projekt (mit dem treffenden Namen ‚Workplace 365‘) zustande kam. "Konkreter Anlass war, dass der Vertrag mit unserem damaligen IT-Anbieter auslief. Zu diesem Zeitpunkt begannen wir, über unsere Anforderungen und die Fragen nachzudenken, die wir in einer neuen Ausschreibung klären wollten. Für uns ist es besonders wichtig, dass wir überall arbeiten können. Arbeiten, wo man gebraucht wird, nennen wir das. Ob unsere Mitarbeiter im Büro, zu Hause oder bei den Mietern sind, sie müssen ihre Arbeit gut und sicher erledigen können.

Digitaler Arbeitsplatz

Auswahl des Anbieters

Richard Pieksma, der Mijande Wonen als Informationsmanager unterstützt, leitete das Projekt. "Vor einigen Jahren wurde im Rahmen eines neuen Geschäftsplans ein Plan für die Informationspolitik erstellt. Darin wurde u. a. festgelegt, dass wir mit Standards arbeiten wollen, wie z. B. denen von Microsoft. Auf dieser Grundlage haben wir uns auf die Suche nach einem Anbieter gemacht, der unseren Traumarbeitsplatz realisieren kann. Das war schließlich Previder. Ein wichtiger Grund für diese Wahl war, dass wir eine Partei wollten, die den Arbeitsplatz nicht nur technisch gut einrichten konnte, sondern auch dafür sorgen konnte, dass die Menschen gut damit arbeiten und den neuen Arbeitsplatz am besten auch wirklich annehmen konnten. In diesem Punkt - der Akzeptanz - hatte Previder die beste Geschichte. Die meisten IT-Firmen sind durchaus in der Lage, ein Projekt technisch perfekt zu realisieren, aber sie sind nicht alle gleich stark in der weichen Seite, dem menschlichen Aspekt. Und Previder hatte gute Referenzen, das hat auch eine Rolle gespielt." Franca fügt hinzu: "Wir haben im Vorfeld mehrere Gespräche mit Mitarbeitern von Previder geführt, die mit der Umsetzung des Projekts betraut werden sollten. Bei diesen Gesprächen haben wir sofort gemerkt, dass wir uns gut verstehen. Es hat wirklich Klick gemacht."

Komplex und weitreichend

Richard fasst die technischen Aspekte des Projekts kurz zusammen: "Wir haben die IT-Umgebung von Grund auf neu aufgebaut und auch zu einem anderen Hosting-Anbieter gewechselt. Wir wechselten von Citrix zu einem völlig neuen Arbeitsbereich mit einer völlig anderen Oberfläche. Wir haben alle Anwendungen in die Cloud verlagert. Wir haben das Netzwerk komplett umgestaltet, wobei erschwerend hinzukam, dass wir von zwei Niederlassungen zu einem zentralen Standort umgezogen sind. Alles in allem war es ein komplexes und weitreichendes Projekt, das viele Veränderungen für die Mitarbeiter mit sich brachte. Deshalb war dieser Einführungsprozess so wichtig."

Adoptionsschiene

Die Kommunikationsberaterin Judith Pohlmann, die im Rahmen des Workplace-365-Projekts die Rolle des Change Managers übernommen hat, ist der Meinung, dass der Einführungsprozess von Previder gut durchgeführt wurde. "Wir hatten gute Diskussionen, um gemeinsam die besten Lösungen auszuwählen. Dabei haben wir mit Hilfe eines Formulars die digitalen Fähigkeiten der Kollegen erfasst, damit wir jedem die Aufmerksamkeit schenken konnten, die er brauchte. Aus jedem Team gibt es einen Botschafter als Ansprechpartner für die Kollegen. Außerdem haben wir mehrere Informationsveranstaltungen und Fragestunden organisiert und eine Umfrage durchgeführt, um zu evaluieren und zu fragen, wo noch Bedarf besteht. Nach den Sommerferien werden wir Schulungen und Vertiefungssitzungen organisieren. Aus meiner Sicht war es ein tolles Projekt, bei dem wir in kurzer Zeit viel erreicht haben."

Engagiert und verantwortungsbewusst

Richard ist mit der Zusammenarbeit mit Previder sehr zufrieden. "Sie gehen methodisch und strukturiert vor und arbeiten nach einem fundierten technischen Konzept und einem soliden Aktionsplan mit einer ordentlichen Dokumentation. Dies spiegelte sich in der Ausführung des Projekts wider: Alle Meilensteine wurden eingehalten, alle Vereinbarungen über Kosten und Qualität wurden erfüllt. Das zeigt, dass Previder eine Partei mit viel Erfahrung ist. Und jeder fühlte sich einbezogen und verantwortlich. Ich habe immer noch regelmäßigen Kontakt mit ihnen, und zwar auf eine vertraute und persönliche Art und Weise."

Offen und ehrlich

Judith teilt Richards' Begeisterung. "Ich habe die Zusammenarbeit als sehr angenehm empfunden. Als wir gemeinsam an dem Projekt arbeiteten, hatte ich das Gefühl, dass die Mitarbeiter von Previder Kollegen von uns waren. Die Wege waren kurz, wir konnten uns leicht und schnell finden. Als das Projekt abgeschlossen war, haben wir es fast bereut." Franca nickt zustimmend. "Ich habe es genauso erlebt wie Judith. Was mir auch gefallen hat, war, dass wir sehr offen und ehrlich miteinander umgegangen sind. In der Abschlussphase des Projekts waren wir auch alle sehr reflektiert: Was ist gut gelaufen und was können wir für das nächste Mal lernen? Wir haben hart gearbeitet, aber auch viel Spaß miteinander gehabt. In der Woche der Inbetriebnahme waren auch viele Leute von Previder und Winvision vor Ort, um die Benutzer zu unterstützen. Sie gingen dabei sehr entgegenkommend, geduldig und respektvoll vor. Das war sehr nützlich, denn es gab Mitarbeiter, die am Montag mit Bauchschmerzen zur Arbeit gingen. Allein die Anwesenheit all dieser Experten war beruhigend."

Freiheit und Sicherheit

Auf die Frage nach dem großen Gewinn, den das neue Umfeld für Mijande Wonen bedeutet, muss Franca nicht lange überlegen. "Das ist die Freiheit für die Mitarbeiter. Es ist einfach wunderbar, dass man sich hinsetzen und überall sicher mit seinem Laptop arbeiten kann, mit einer Lösung, die überall und immer gleich funktioniert. Das gibt dem Arbeiten dort, wo man gebraucht wird, eine neue Dimension."

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