Tactus
Vom Nachzügler zum Vorreiter: Wie Tactus Addiction Care mit Hilfe von IT-Councelor und Previder eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung des Gesundheitswesens einnimmt
Tactus ist eine große Suchthilfeeinrichtung in den östlichen Niederlanden mit 1.300 Mitarbeitern und neben dem Hauptsitz in Deventer 43 Niederlassungen in den östlichen Niederlanden. Tactus möchte seine führende Position in der Suchthilfe ausbauen, stößt dabei aber an Grenzen innerhalb der Organisation. Denn führend zu sein bedeutet auch, mit neuen Entwicklungen Schritt halten zu können, wie z. B. die Betreuung rund um die Uhr, die Zusammenarbeit mit den Daten der Klienten und die Unterbringung der Mitarbeiter in guten Einrichtungen, die ihren Erwartungen entsprechen. Die Digitalisierung der Pflege verlangt Ihrer IT-Umgebung einiges ab. Die bestehende Umgebung konnte dem einfach nicht gerecht werden. Wie kommen Sie aus diesem Rückstand in eine führende Position?
Für Arnoud Geerts, Projektleiter Digital Healthy bei Tactus, war eines klar: "Die IT-Organisation muss besser auf die Betreuung und die Bedürfnisse in den Betrieben abgestimmt werden. Das bedeutet, dass der Wandel in der IT gemeinsam angegangen werden muss. Mit dem Feedback aus dem Pflegebereich kann man sicherstellen, dass die IT die Prozesse wirklich unterstützt." Tactus hat mit IT-Councelor den IT-Dienstleister gefunden, der dieser Vision entspricht, und mit dem hauseigenen Anbieter Previder den richtigen IT-Partner für den Aufbau und die Verwaltung der neuen IT-Umgebung.
Aktueller Reifegrad der IT
Mit bewährten Methoden, Experten auf dem Gebiet und dem Fokus auf die Mitarbeiter im Gesundheitswesen hat IT-Councelor den ersten Schritt getan: das Thermometer in die Hand genommen. Wie ausgereift ist die Organisation in Bezug auf die IT? Die IT schien zu funktionieren und zu laufen, war aber nicht auf dem neuesten Stand. Die Umgebung unterstützte die Mitarbeiter nicht mehr angemessen und sorgte sicherlich nicht dafür, dass Tactus bei der Digitalisierung Fortschritte machen konnte. Marten Jan Scheffers, ROI-Manager bei IT-Councelor, sagt: "Wir sahen mehrere Engpässe. Die Anwendungen arbeiteten nicht optimal zusammen, die Prozesse waren nicht ausreichend kundenorientiert, es gab Daten, die nicht überall aktuell waren und aus denen nicht der gewünschte Nutzen gezogen werden konnte, und die IT entsprach nicht den Erwartungen der Mitarbeiter."
Aufbau des IT-Hauses von Tactus
Die Bewertung ist erfolgt, aber wie geht es jetzt weiter? "Wir haben beschlossen, eine neue Situation zu schaffen, in der die IT das Gesundheitswesen besser unterstützt. Das bedeutet, gemeinsam ein IT-Haus zu bauen. Dann fängt man nicht gleich beim Fundament an, sondern spricht zunächst mit ‚den Bewohnern‘ über die Anforderungen und Wünsche. Das IT-Haus besteht aus fünf Komponenten. Die erste ist die Steuerung: Wie organisiere ich die IT, steuere ich sie und bekommen wir eine Verbindung zum Gesundheitswesen? Dann kommt der Betrieb: Wie richte ich die IT ein, was mache ich selbst und was lagere ich aus? Dann die Funktionalität: Was benötige ich, um Arbeitsprozesse auszuführen? Die vierte Komponente sind Informationen: Was haben Sie, wie greifen Sie darauf zu und wie halten Sie es in allen Systemen auf dem neuesten Stand? Und schließlich geht es um die Technologie, die all diese Elemente ermöglichen muss", erklärt Scheffers.
Wir haben den Markt sondiert, und der Anbieter, mit dem wir seit Jahren zusammenarbeiten, Previder, war schnell zur Stelle. Sie haben alles im Haus und verfügen über eine bewährte Erfolgsbilanz.
Die Notwendigkeit, die Bremse zu lösen
Die IT-Reifegradmessung ergab, dass die Basisplattform von Tactus eine Innovationsbremse darstellte. Geerts: "Die Anwendungen liefen auf veralteter Hardware, was bedeutete, dass zum Beispiel unser Intranet nicht mehr unterstützt wurde. Wir konnten auch keine Videoanrufe in Teams tätigen, da Citrix keine Bild- und Tonübertragung bietet. Außerdem war unsere Serverfarm lokal und der Support dafür drohte auszulaufen, was Risiken für die Kontinuität und Sicherheit mit sich brachte. Ganz zu schweigen von der Ausrüstung, die in einigen Fällen mehr als acht Jahre alt war. Grund genug, den Austausch der Basisplattform zu beschleunigen. "Wir wollten zu einer zentralen Umgebung wechseln, in der Server und Anwendungen laufen. Außerdem mussten die Workstations, das Netzwerk in allen Filialen und die Telefonie erneuert werden", erklärt Scheffers. "Da Tactus von der eigenen IT-Verwaltung in eine Führungsrolle hineinwachsen wollte, suchten wir nach einer IT-Partei, die all diese Elemente unterstützt. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass man viel Zeit mit dem Lieferantenmanagement vergeudet". Geerts fügt hinzu: "Wir haben uns auf dem Markt umgesehen, und der Anbieter, mit dem wir seit Jahren zusammenarbeiten, Previder, war schnell zur Stelle. Das Unternehmen hat alles im Haus und kann auf eine langjährige Erfahrung zurückblicken. Previder hat auf unsere Ausschreibung hin einen guten Vorschlag unterbreitet, wie wir mit der IT vorankommen und unsere Ziele erreichen können. Auch das finanzielle Bild war zufriedenstellend.
Auf guter Technik aufbauen
André Stokkingreef, Key Account Manager bei Previder, spricht über die neue IT-Umgebung von Tactus. "Die Zusammenarbeit mit Tactus und IT-Counceler war sehr angenehm. Sie haben uns in die Strategie und die Wünsche des Gesundheitswesens eingeweiht, so dass wir die richtigen Lösungen aus technischer Sicht entwickeln und verwalten konnten. Wir haben den digitalen Pflegearbeitsplatz eingerichtet, um das Pflegepersonal richtig zu unterstützen und die Digitalisierung der Pflege zu ermöglichen. Dabei wurde viel Wert auf die Akzeptanz gelegt: Die Mitarbeiter lernten, wie sie mit der neuen Technologie arbeiten können, um sie optimal zu nutzen. Außerdem gibt es jetzt schnelle Verbindungen zwischen allen Tactus-Niederlassungen in den Niederlanden, die Umgebung in unserem Datenzentrum ist sicher und stabil, es gibt zuverlässiges Wifi als Service, eine gute Firewall, Laptops wurden geliefert und die Telefonie funktioniert wie gewünscht. Gemeinsam haben wir dafür gesorgt, dass Tactus während der Implementierung stets einsatzbereit war. Für Tactus ist es wertvoll, einen einzigen Ansprechpartner für all diese IT-Dienste zu haben: das ist Previder." Der Grundstein für weitere Veränderungen, die Digitalisierung und das Erreichen der Ziele von Tactus ist gelegt.
Digital Healthy war für uns ein umfangreiches und komplexes Projekt, um eine moderne IT-Umgebung zu erhalten. Ich möchte IT-Councelor und Previder für ihre professionelle Beratung und Unterstützung in dieser Hinsicht loben.
Organisatorischer und kultureller Wandel braucht Zeit
Jetzt befasst sie sich weiter mit organisatorischen Veränderungen. Scheffers sagt: "Die Umsetzung der gesamten Strategie braucht Zeit. Den IT-Betrieb auszulagern und die Kontrolle im Haus zu behalten, hat sich bewährt. Aber wir wollen sicherstellen, dass das Gesundheitswesen und die IT gemeinsam für das Ergebnis verantwortlich sind, dass neue Funktionalitäten übernommen werden und dass die IT-Organisation weiter professionalisiert wird. Dies ist ein langfristiger Prozess, dem wir viel Aufmerksamkeit widmen." Kontakt und Steuerung bleiben in diesem Prozess wichtig. Deshalb setzen sich Tactus, IT-Councelor und Previder regelmäßig an einen Tisch, um den Stand der Dinge und die Veränderungen auf dem Gesundheitsmarkt zu diskutieren. Johan Hollebrandse, Director of Operations bei Tactus, unterstreicht die Notwendigkeit von Sicherheit: "Digitaal Gezond war für uns ein großes und komplexes Projekt, um eine moderne IT-Umgebung zu erhalten. Ich möchte IT-Councelor und Previder für ihre professionelle Beratung und Unterstützung in dieser Hinsicht loben. Das Ziel von Digital Healthy ist es, dass die neue IT zunehmend einen Mehrwert für die Pflege- und Betreuungsprozesse schafft. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen wir in der Organisation weiterhin dafür sorgen, dass die Mitarbeiter von Tactus die digitalen Möglichkeiten immer besser nutzen. Da gibt es noch einiges zu tun!"
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